2017/04/27
近年の求人募集では、インターネット上での応募で１次選考等を行う会社が増えてきています。そのため、選考後の企業とのやり取りもSNSツールやメールで行うことが一般的となってきました。今の時代、メール操作に慣れた人は多いですが、その反面ビジネスマナーに沿ったメールを書けない人が増えています。応募先の企業宛に友人などへ送るようなメールは言語道断、正しいビジネスメールの書き方を身につけて、数ある応募者のメールの中から「この人は違うな」という印象を与えていきましょう。
基本的に、会社勤めをしていると１日に少なくとも50～100通近くのメールを受け取ります。さらに採用担当などは、これに応募者からのメールが含まれるため、上から順に1件ずつ読むことは殆どなく、まずどのメールを読むかは差出人と件名を見て判断しています。分かりにくい件名の場合、スルーされてしまうこともあるので、必ず読んでもらえるように一目見て用件が分かる件名をつけましょう。もちろん、件名がなかったり、目立つようにと記号・顔文字をつけたりしたメールはNGです。
＜例＞
【新卒(中途)採用に関しまして】
【会社訪問のお礼】(〇〇大学 名前)
【〇/〇のセミナーについて】(名前)
※件名の最後に自身の名前を入れておくと良いです。
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ビジネスメールは、基本的に『宛名・挨拶(名乗り)・本文・結び・署名』という流れでできています。全てがこの通りというわけではありませんが、これから社会に出た後も必ず必要となる基本の形なので覚えておきましょう。
メール本文の書き出しは、誰に宛てたメールか分かるようにしなくてはいけません。「株式会社〇〇 人事部 ●●様」のように、応募先企業の会社名・部署名そして名前をフルネーム(分からない場合は名字)で記載します。もし、担当者名が不明の場合は「ご担当者様」と書けば問題ありません。「㈱〇〇」のように、株式会社などを省略することも失礼になりますので控えましょう。
また飲食店の場合、宛名で記載する名前が必ずしもお店の名前というわけではありません。複数店舗を経営しているところなどは、それを運営する会社名があるので必ず確認しておきましょう。
宛名を書いた後は、いきなり要件に入るのも失礼にあたります。必ず挨拶分を入れること、そして自分が何者かを名乗りましょう。挨拶といっても、手紙を書く時のように時候の挨拶等は必要ありません。初めて送るメールであれば「初めまして、突然のメールにて失礼いたします」などで始めると良いかと思います。また、説明会などで一度会った事のある相手の場合は「先日の説明会では大変お世話になりました」などお礼の一言も付け加えると、より好感が持てる文章になります。
本題に入る際、初めにメールの主旨を簡潔に説明しましょう。ビジネスメールでは、結論を先に伝えることが重要となるため、要件をダラダラと書き連ねるのではなく、あらかじめ整理したうえで書きましょう。
これは、文章構成の基本である『5W1H』を意識することで、簡潔に伝えることができます。極力1文は短くして、相手が理解しやすいように改行をこまめに入れると良いでしょう。目安としては、大体1行あたり30～35文字程度です。面接日時や質問事項が複数ある時などは、箇条書きで書くことをおススメします。また「①」や「Ⅰ」などの環境依存文字は、送信先では文字化けする可能性があるため控えましょう。
要件を書き終わったままメール本文を終わらせてしまうと、失礼なメールになってしまいます。そこで、最後に相手が気持よくメールを読み終われるような、配慮ある1文を追加して締めくくりましょう。ほとんどは「よろしくお願いします」で終わることが多いと思いますが「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」などと気遣いの一言を付け加えるとより好感が持てます。
メール本文の最後には、署名が必要です。単純に名前だけを記載する人もいますが、署名はあなたの名刺のようなもの、「名前、電話番号、住所、メールアドレス」をシンプルに記載しましょう。学生の場合は、学校名や学部名も必要です。メールアドレスは、現在勤めている会社やドメイン設定の必要な携帯のアドレスは極力避けましょう。Gmailなどで就活用のアドレスを１つ作っておくこともオススメします。
＜例＞
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(〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科)
●● ●●
携帯TEL：090-1234-5678(03-1234-5678)
e-mail：abc123＠abcd.com
e-mail（携帯）：abc123@abc.ne.jp
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最後に補足として、メールを返信する際の注意点をご紹介します。
送信先からきたメールには、24時間以内に返信をしましょう。就職活動、転職活動中は少なくとも1日に1回はメールを確認するはずです。早めの返信を行うことで、対応もスムーズに進みますし、応募先への意欲もアピールすることができます。
基本的に同じ内容であれば、メールのやり取りは同じメールで行います。返信メールに返す際も、新たに件名を書き直すことはせず、そのまま「Re」等が付いた状態で送信しましょう。また、返信時に本文中に残っている履歴は消してしまわず、これまでの対応の流れを把握するためにも、残しておいて問題ありません。
今回は、基本的な書き方を紹介しましたが、形式に囚われて事務的になりすぎないようにしましょう。気遣いの一言など、メール内に少し人間味を足すことで事務的な印象を薄めることができます。採用担当者も同じ人間です、文章では、声の抑揚や表情などが伝わらない分、冷たい印象を受けてしまわないように相手を思いやった文章にすると良いですね。
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