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就食ノウハウ

2017/06/30

【例文あり】面接・選考を辞退する際の適切な行動!<電話・メール>

悩んでいる女性

就職・転職活動において、複数の企業の選考に応募をするかと思いますが、場合によっては志望度が下がってしまったり、希望度の高い企業から内定を頂いたりすることで他の企業の選考を辞退せざるを得ないことがありますよね。今回はそんなときのために、キチンとした面接・選考の辞退の仕方についてご紹介していきます。飲食業界はもちろん、どの業界であっても共通することなので是非参考にしてみてくださいね。

選考途中での辞退

悩んでいる女性

 就職・転職活動が進み、複数の企業に応募しているとなると、選考を辞退しなければならないということは仕方がないことです。とは言え、企業側も時間を割いてみなさんの選考を行っているわけですから、万が一、辞退する際は誠実な対応をするのが望ましいです 。断り方や対応によってはトラブルにも繋がりかねない選考の途中辞退。相手に失礼のないよう、丁寧に辞退することを心がけなければなりません。これから、面接や選考途中での辞退についてどのような方法があるのかご紹介していきます。

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辞退の仕方

電話しようか悩んでいる場面

 面接・選考の辞退は、まず決断した時点で速やかにメールか電話で連絡を入れることがいいでしょう。何の連絡もしないまま辞退することや、すでに次の面接日の予定を組んでいるのにも関わらず無断欠席するというようなことは非常に失礼にあたります。今後社会で働くということを考えた上でも、ご自身が選考を受けたという責任をしっかり持ち、このようなことは絶対に避けましょう。 万が一、面接・選考日の間際になって辞退しなくてはならないという場合はメールではなく、まずは電話でしっかり伝えましょう。なお、電話のあとにメールを送るのもフォローとして丁寧です。

 さて、メールで辞退する場合、どのような内容にして送ればいいのでしょうか。メールは相手の顔が見えないやり取りにもなるので、より丁寧に対応しておきたいところです。 次でメールでの辞退の例をご紹介しますので参考にしてみてください。

関連記事:徹底伝授!内定保留や内定辞退する際の適切な行動~注意点から例文まで~

メールでの辞退例

メールを打つ女性

 メールで辞退の連絡を入れる際に参考としていただきたい例文が以下となります。

【件名】
面接ならびに選考辞退のご連絡とお詫び
【本文】
株式会社○○
人事部□□さま

お世話になっております。
○月○日○時から貴社面接のお時間をいただいている○○と申します。

この度、誠に恐縮ではございますが
一身上の都合により今回の面接ならびに選考を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

ご多忙の折、お時間の調整をいただいていたにも関わらず
ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。
メールでのご連絡となりますが何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。

末筆ながら、今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。


○○○○○○○○○○○○○○○○○○
氏名
PCメールアドレス
住所
電話番号
○○○○○○○○○○○○○○○○○○

 この際、メール連絡の段階での辞退理由は「一身上の都合により」もしくは「諸般の事情により」といった内容で構いません。電話で連絡する際や、改めて企業側から辞退理由を聞かれた際は失礼のないように「他社から内定をいただき、しっかり考えた上で御社を辞退させていただくことにしました」などと答えましょう。

 ただし、伝え方は丁寧に誠実に行いたいものです。ご自身のために時間を割いていただいたことに対して感謝とお詫びを精一杯伝えるようにしましょう。

電話での辞退例

選考辞退の電話をする女性

 面接日や選考の前日など、直前に辞退する場合の連絡は速やかに電話を入れるのが望ましいです。以下、電話にて辞退を報告する例のご紹介です。

「お世話になっております。
私、○月○日○時から面接予定の○○と申します。
大変申し訳ないのですが、今回の面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
お忙しいなかお時間の調整をいただいていたのに、申し訳ございません。」

 このような切り出し方で丁寧にお詫びを伝えるようにしましょう。その際、辞退の理由を聞かれる可能性も高いですが、他社から内定をいただいた上でしっかり考えた結果という風に正直に伝えて問題ありません。ただ、その際も時間を割いて選考してくれたことに対しての感謝とお詫びの気持ちを持って対応してください。

 また、電話を入れるタイミングに関しては、朝一番やお昼の時間帯などは極力避けて連絡するようにしましょう。特に飲食店などの場合、ランチやディナーの特に忙しい時間帯は極力避けるようにしてくださいね!

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まとめ

 いかがでしたでしょうか。今回は就職・転職活動における面接や選考途中で辞退をする際の対応についてご紹介してきました。活動をする上で複数企業に応募するなかで、今回のようにやむを得ず辞退をしなければならないのは仕方ありません。そのこと自体は企業側もある程度理解はしてくれますので安心してください。辞退したとしても、選考のために時間を作っていただいたという事に感謝し、お詫びをするという姿勢は忘れないようにしましょう。お互いに気持ちよく活動をする上でも大切なことになりますので是非参考にしてみてくださいね。

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