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就食ノウハウ

2017/08/25

徹底伝授!内定保留や内定辞退する際の適切な行動~注意点から例文まで~

内定辞退の連絡をしようとする女性

 転職活動が進むなかで、複数の企業から内定をいただくことができたという場合やどうしても志望度の低い企業から先に内定をいただいてしまうということは多々あることです。その際、いただいた内定を辞退することをどう伝えるべきか悩むこともありますよね。今回は、そんな内定を辞退する際に取るべき行動をご紹介していきます。

内定辞退のケース

内定を辞退しようか悩む女性

 様々な要因で企業から頂いた内定を辞退するケースが考えられますが、特に多いのが複数企業から内定を頂いた場合や志望度の低い企業から内定をいただいた場合です。同時進行でたくさんの企業の採用試験を受ける場合、同じ時期に複数内定を頂けることもよくあることです。

 また、第一志望の企業の内定を選考中に、志望度の低い企業から先に内定を頂いた場合も辞退ということに繋がる場合もありますよね。 

 今回はそんな内定を辞退する際に注意すべき点や内定辞退の仕方についてご紹介していきます。

内定をもらった際の注意点

注意点

 めでたく内定を頂いた際、なるべく早い段階で入社意思を伝えるのが理想的です。もしも内定を辞退するときや返事保留をしたいと考える場合は迅速に伝えるのがマナーです。

 企業の人事担当者も、応募している方が複数企業の選考を受けているということは認識していますので覚悟して採用活動を行っています。きちんと丁寧に伝えれば、答えを急かさずに待ってくれますのでご安心ください。

 ただし、あまりにも長い期間、答えを引き延ばすのは迷惑となってしまいますので、できる限り1週間を目安になるべく早く答えを出すようにしましょう。ちなみに答えを伸ばす理由として、できれば「家族と相談したい」などに留めておくのがおすすめです。あまりストレート過ぎる表現は避けたほうが良いでしょう。仮に他社の内定待ちの状態であったとしてもそれを全面に出してしまうのは失礼になる場合もありますので、どうしてもその理由で伝えなければならない場合は丁寧に失礼のない言葉を選んで伝えるようにしたいものです。

 内定承諾をした後に辞退したいという場合はさらに丁寧に、誠実に謝罪した上で辞退の意思を伝えるようにしましょう。もちろん内定承諾をする前にきちんと答えを出すのが理想ですが、どうしてもやむを得ない場合や遅れて志望度の高い企業から内定が頂けるということもあります。その場合は、しっかり誠実に対応するようにしてください。

>>徹底伝授!面接・選考を辞退する際の適切な行動!【電話・メール】

内定辞退の伝え方

内定辞退の連絡をする女性

 まず、内定辞退を伝える際は電話で伝えるようにしましょう。非常に大切な内容になりますのでメールでの連絡は避けるべきです。また、内定を頂いた企業にメールで辞退の連絡をするのはあまりにも簡易的で失礼にあたります。

 内定辞退の連絡に関しては、企業が忙しくない時間帯を考えて、できるだけ早く伝えるということを頭に入れてください。始業開始すぐやお昼の時間帯、夜遅くなどは忙しく担当者も不在にすることも考えられますので避けるべきです。そう考えると、時間帯としては10:00から12:00までの間や14:00から17:00までの間に連絡するのが好ましいでしょう。

 内定辞退の理由については、詳細をご自身から多く語る必要はありません。もしも担当の方に理由を聞かれた場合は「家族と話し合った結果として辞退」というような当たり障りのない表現に留めておくのが良いのではないでしょうか。注意点の項目でも触れたように、他社に入社するということを伝える際は待遇や条件、知名度などのストレートな部分の比較やその企業のネガティブな点を辞退理由として伝えるということは大変失礼になりますので避けてくださいね。

 また、大切なことは内定辞退を伝えることと共に誠実な対応、謝罪をするという姿勢です。企業も採用活動をするにあたりお金をかけています。せっかく頂いた内定を断るのであれば、申し訳ないという気持ちや姿勢を伝えるようにしてくださいね。 

 選考企業への電話連絡のマナーや注意点はこちらの記事でも紹介していますので、チェックしてみてくださいね。

>>電話で求人に応募する際の注意すべきマナー4点!

内定保留や内定辞退の伝え方の例文

 では、実際に内定保留や内定辞退を申し出る際に具体的にどのような伝え方をしたらいいのでしょうか。例文としてご紹介しますのでこちらを参考にしてご自身の言葉を使って伝えてください。

 ただし、せっかく内定をいただいているのに保留・辞退をするということは少なからず迷惑をかけてしまうことなので、丁寧に誠実に謝罪の気持ちを持って伝えることを大前提とすることを忘れないでくださいね!

内定保留

例文① 特に理由は明言しない場合

お世話になっております。私、先日御社から内定をいただいております○○と申します。先日は内定のご連絡ありがとうございました。
ただ、いただいた内定について自分自身でもう一度考えるのと、家族にも相談したいので少しの間待っていただくことは可能でしょうか。
すぐにでもお返事すべきことを申し訳ございません。

例文② 他社選考や他社内定を理由とする場合

お世話になっております。私、先日御社から内定をいただいております○○と申します。先日は内定のご連絡ありがとうございました。
ただ、今回御社と同じタイミングで選考が進んでいた企業があり、そちらの最終選考の結果がまだ出ていない状況です。もちろん御社で働く魅力も感じているのでしっかり考えた上で決断したいと考えております。こちらの都合で大変申し訳ないのですが、少しの間、内定の返事を保留とさせていただけないでしょうか。
ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。

内定辞退

例文① 理由は特には明言しない場合

お世話になっております。私、先日御社から内定をいただいております○○と申します。先日は内定のご連絡ありがとうございました
ただ、大変申し訳ないのですが、今回御社からいただいた内定を辞退させていただきいと思い、ご連絡致しました。
家族とも相談し、自分自身でも最後まで悩んだ結果、辞退させていただこうと決断しました。
選考から内定まで貴重なお時間をいただいたにも関わらず、申し訳ございません。

例文② 他社内定を理由にする場合

お世話になっております。私、先日御社から内定をいただいております○○と申します。 先日は内定のご連絡、ありがとうございました。
ただ、大変申し訳ないのですが今回御社からいただいた内定を辞退させていただきたくご連絡致しました。
家族とも相談し、自分自身でも最後まで悩んだ結果、辞退させていただこうと決断しました。
御社にも大変魅力を感じているのですが、自分自身の今後や働くイメージをしたときに、より自分自身に最適で成長できる環境を考え、ギリギリまで悩んだのですが御社を辞退ということを決断しました。
内定までいただきながら、一方的なこちら側の都合で申し訳ありませんがご理解いただけますでしょうか。申し訳ございません

まとめ

 いかがでしたでしょうか。今回は内定保留や辞退の際に、どう伝えればいいのかを中心にご紹介してきました。めでたく内定をいただいた際、返事の保留や辞退をする場合は誠実な姿勢で謝罪の気持ちを持ったうえで、しっかり伝えるようにしましょう。

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